POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE CANAL ÉTICO

GRUPO UNIÓN VANTAXE, como responsable del tratamiento del Sistema Interno de Información de GRUPO UNIÓN VANTAXE, utiliza la herramienta Canal Ético para administrar las comunicaciones del Sistema Interno de Información, conforme a lo establecido en la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión Europea y Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, Directiva y Ley de Protección del Informante).

El Canal Ético se encuentra albergado en servidores seguros de DIGITAL PRODUCTS DEVELOPMENT SL (Ithikios), con el fin de asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información contenida en dicho Canal. Le informamos que tratamos la información que nos facilite a través del Canal Ético (así como los datos personales de otras personas que nos pudiera facilitar) con la máxima confidencialidad y respeto a la normativa vigente en materia de protección de datos para la gestión de la comunicación de denuncias o irregularidades relativas a acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea conforme a lo establecido en la Directiva y Ley de Protección del Informante, a fin de llevar a cabo su revisión preliminar, tramitación, investigación, resolución y, en su caso, adopción de las medidas disciplinarias, diligencia ante los organismos pertinentes y/o para la gestión de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.

¿Quién es el responsable de tratamiento de sus datos?

Identidad de Responsable de Tratamiento y Dirección Postal: • UNION VANTAXE, S.L. – CIF: B27811348 – Domicilio social: CRTRA. DE MADRID, 150 - 36318 VIGO (PONTEVEDRA).

• CIVIS GLOBAL, S.L.U. – CIF: B36684157 – Domicilio social: CRTRA. DE MADRID, 150 - 36318 VIGO (PONTEVEDRA).

• MANTEN, S.L. – CIF: B36938827 – Domicilio social: CRTRA. DE MADRID, 150 - 36318 VIGO (PONTEVEDRA).

• VIALON TC, S.L. – CIF: B27761238 – Domicilio social: AVDA. PUMARÍN, 9 1º C - 33001 OVIEDO.

• SAEXCO GALAICA, S.L. – CIF: B27757293 – Domicilio social: AVDA. MONTERREAL, 21 BAJO - 36300 BAIONA.

• RIODEL ASESORES, S.L. – CIF: B36911931 – Domicilio social: CRTRA. DE MADRID, 150 - 36318 VIGO (PONTEVEDRA).

• INGALIA PROYECTOS, S.L. – CIF: B36995462 – Domicilio social: CRTRA. DE MADRID, 150 - 36318 VIGO (PONTEVEDRA).

• AVAN INTEGRAL, S.L. – CIF: B36922144 – Domicilio social: CALLE ALFONSO V, 4 2º - 24001 LEÓN.

• LUZVIPROM, S.L.U. – CIF: B36440196 – Domicilio social: CRTRA. DE MADRID, 150 - 36318 VIGO (PONTEVEDRA).

• AQA VIGO XESTIÓN DEPORTIVA, S.A.U. – CIF: A36683019 – Domicilio social: CRTRA. DE MADRID, 150 - 36318 VIGO (PONTEVEDRA).

• MQA NAVIA, S.L.U. – CIF: B27794791 – Domicilio social: CRTRA. DE MADRID, 150 - 36318 VIGO (PONTEVEDRA).

• MEUFIT SPORT, S.L. – CIF: B27871474 – Domicilio social: CRTRA. DE MADRID, 150 - 36318 VIGO (PONTEVEDRA).

• EIDOS DE PERSEA, S.L. – CIF: B27875137 – Domicilio social: CRTRA. DE MADRID, 150 - 36318 VIGO (PONTEVEDRA).

• CIVIS GLOBAL S.L.U. SUCURSAL PORTUGAL – CIF: PT980565707 – Domicilio social: AVDA. MIGUEL DANTAS - EDIF. STATUS - 1º ANDAR - LOJA 34 - VALENÇA (PORTUGAL).

• KOPECK XESTION INTEGRAL, S.L. – CIF: B27739093 – Domicilio social: CRTRA. DE MADRID, 150 - 36318 VIGO (PONTEVEDRA).

• RESTAURACIÓN MINERA DEL NOROESTE, S.L. – CIF: B72647423 – Domicilio social: CRTRA. DE MADRID, 150 - 36318 VIGO (PONTEVEDRA).

Correo electrónico de Protección de Datos: [email protected]

¿Con qué finalidad tratamos los datos personales que nos facilita?

• Tramitar sus denuncias y/o las informaciones que tramite a través del Canal Ético (en adelante, sus comunicaciones) conforme al “Procedimiento de Gestión del Canal Ético” descrito en la presente política de privacidad.

• El receptor de las comunicaciones/denuncias será el Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO UNIÓN VANTAXE, quien respeta al máximo la privacidad de las personas usuarias de la aplicación, tratando sus datos personales con celo, protección y de forma confidencial. Por ello, informa a las personas usuarias de Canal Ético de que:

 En cumplimiento de lo que dispone la normativa de protección de datos de carácter personal y normativa de protección del denunciante, trata sus datos personales, la información facilitada, así como los datos personales de otras personas que pudiera facilitar, con las finalidades especificadas en la presente política de privacidad.

 No se van a tomar decisiones automatizadas ni se van a realizar perfiles en relación a la información y datos recabados.

¿Cuánto tiempo conservamos los datos facilitados?

• Los datos de quien formule la comunicación de una denuncia, de la/s personas afectada/s y de terceros se conservan en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. En todo caso, transcurridos tres (3) meses desde la introducción de los datos se procederá a su bloqueo, en base a la finalidad de conservación como evidencia del funcionamiento del Sistema de Cumplimiento Normativo de GRUPO UNIÓN VANTAXE, conforme a lo establecido en el artículo 24 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de Derechos Digitales (en adelante LOPDGDD). En este sentido, antes de la finalización de dicho plazo, podrá procederse a su archivo exportado en base a lo que establecen las normativas objeto de la comunicación, y/o por estar una investigación / análisis en curso, y/o para acreditar la diligencia de las partes en la gestión y actuación de la comunicación.

• En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de la información, procediéndose, en su caso, a su inmediata supresión. Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la Directiva y Ley de Protección del Informante.

• Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, se procederá a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.

¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?

• La base jurídica que legitima el tratamiento de los datos de carácter personal facilitados a través de Canal Ético es el cumplimiento de una obligación legal por parte de GRUPO UNIÓN VANTAXE dentro del marco normativo de protección de datos que regula los canales de denuncias, entre los que se incluyen los deberes de prevención y control en materia de prevención de responsabilidad penal y cumplimiento normativo aplicables a la Entidad.

• Los datos solicitados son necesarios para la correcta gestión del Canal Ético, en base a dicho cumplimiento de una obligación legal y la satisfacción de interés legítimo del Responsable: Supuestos de interés legítimo en los que el responsable pudiera ser parte perjudicada y fuera necesario el tratamiento y la comunicación de los datos del incumplidor a terceros a fin de gestionar el cumplimiento normativo y la defensa de los intereses del responsable de tratamiento, así como supuestos de interés legítimo de tratamientos específicos contemplados en la LOPDGDD: Artículo 24 Sistemas de información de denuncias internas.

• Cuando el usuario proporcione sus datos de carácter personal de forma voluntaria, será su propio consentimiento la base jurídica que legitima el tratamiento de estos: Su consentimiento inequívoco a través de la configuración de su comunicación como “No Anónimo” para que Canal Ético trate sus datos personales con la finalidad de gestionar sus denuncias y/o informaciones (comunicaciones), siendo el destinatario de los hechos relatados en las mismas el Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO UNIÓN VANTAXE.

¿A qué destinatarios se pueden comunicar sus datos?

• El acceso a los datos contenidos en estos sistemas quedará limitado exclusivamente a quienes, incardinados o no en el seno de la entidad, desarrollen las funciones de control interno y de cumplimiento, o a los encargados del tratamiento que eventualmente se designen a tal efecto. No obstante, será lícito su acceso por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.

• El acceso a los datos personales contenidos en los sistemas internos de información quedará limitado (i) a el/la Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO UNIÓN VANTAXE y a quien lo gestione directamente como Responsable del Sistema*, (ii) a la Dirección de Recursos Humanos, si se aplican medidas disciplinarias (iii) a la Dirección de Asesoría Jurídica (si procediera adoptar medidas legales en relación con los hechos relatados), (iv) a los encargados del tratamiento que eventualmente se designen, y (v) a el/la delegado/a de protección de datos. (*) El Responsable del Sistema Interno de Información ha sido designado por los órganos de administración del Responsable de Tratamiento conforme a lo establecido en la Directiva y Ley de Protección del Informante.

• Encargados de Tratamiento: Organizaciones o personas directamente contratadas por el Responsable de Tratamiento para la prestación de servicios vinculados con las finalidades de tratamiento: Colaboradores y Entidades Subcontratadas para la gestión del Canal Ético, Asesores, Consultores y Auditores del sistema de cumplimiento normativo de la organización. El Canal Ético se encuentra albergada en servidores seguros de DIGITAL PRODUCTS DEVELOPMENT SL (Ithikios), con el fin de asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información contenida en dicho Canal.

• Fuerzas y Cuerpos de Seguridad: En la medida en que fuera requerido un derecho de acceso justificado en la investigación de un incumplimiento normativo será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan. La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. Las revelaciones hechas en virtud de este apartado estarán sujetas a salvaguardas establecidas en la normativa aplicable. En particular, se trasladará al informante antes de revelar su identidad, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial

¿Bajo qué garantías se comunican sus datos?

• La aceptación de las presentes condiciones implica la recogida de los datos personales que las personas usuarias introducen en el aplicativo Canal Ético y su consentimiento inequívoco para que GRUPO UNIÓN VANTAXE los trate con la finalidad de gestionar sus denuncias y/o comunicaciones, siendo el destinatario de los hechos relatados en las mismas el Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO UNIÓN VANTAXE

• Mediante la aceptación de esta política, las personas usuarias garantizan que los datos personales facilitados son verdaderos, ciertos, completos y actualizados y que comunicarán cualquier modificación en ellos a la mayor brevedad posible.

• Así mismo, con la aceptación y/o validación del proceso de tramitación de la comunicación habilitado en el formulario del Canal Ético, declara ser mayor de 14 años, disponer de capacidad jurídica** y consiente expresamente el tratamiento de datos conforme a lo establecido en la cláusula e información adicional sobre protección de datos. (**) En los casos en los que represente a un menor de 14 años o a una persona con incapacidad jurídica, declara responsablemente disponer de la patria potestad o tutela del menor o de la representación legal jurídica correspondiente, cuya justificación podrá ser requerida por parte del Responsable de Tratamiento a fin de legitimar el consentimiento aceptado.

• Las personas usuarias deben saber que las comunicaciones que se presenten tendrán la consideración de información confidencial y reservada. A tal efecto, se salvaguardará especialmente la identidad de las personas denunciantes de buena fe, que serán protegidas contra cualquier clase de represalia por motivo de la comunicación realizada.

• El Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO UNIÓN VANTAXE no revelará, en ningún momento los datos de la persona que presente la comunicación, recogidos en el formulario web que recoge los datos personales de la persona denunciante salvo que:

 Sea requerida para ello, judicialmente o la autoridad competente.

 El Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO UNIÓN VANTAXE, a la vista de la denuncia, y de forma motivada, lo estime estrictamente necesario, siempre que la persona informante preste expresamente su consentimiento.

 Existan razones objetivas para entender que la denuncia se ha formulado de mala fe (p.e. en base a documentación falsa) y el Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO UNIÓN VANTAXE facilite la identidad de la persona denunciante, a los solos efectos de promover las medidas disciplinarias que resulten de aplicación

• Se recomienda a la persona usuaria que no facilite a nadie su identificación, su contraseña ni la referencia alfanumérica de su comunicación.

• La comunicación de datos que pudiera realizarse a terceros y/o encargados de tratamiento se realiza a entidades que acrediten la disposición de un Sistema de Protección de Datos de Carácter Personal acorde a la legalidad vigente.

¿Cuáles son sus derechos?

• Las personas interesadas pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y supresión de sus datos y tienen derecho a solicitar la limitación u oposición a su tratamiento, así como derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de control (www.aepd.es), si consideran que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.

• Así, las personas interesadas tienen derecho a obtener confirmación sobre el tratamiento de sus datos de carácter personal por parte de GRUPO UNIÓN VANTAXE. En concreto, tienen derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos. En todo caso, y a fin de garantizar la protección de la persona informante frente a represalias por parte de las personas investigadas por la información suministrada, no podrán ser objeto del derecho de acceso los datos personales de la persona informante y solo podrán ser comunicados a determinadas entidades, tales como la Autoridad judicial, el Ministerio fiscal o la Autoridad administrativa con competencia que corresponda, y siempre a partir del régimen de confidencialidad de las comunicaciones regulado en el RGPD y la LOPDGDD. No obstante lo anterior, será lícito “el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.

• En determinadas circunstancias, las personas interesadas podrán solicitar la limitación del tratamiento de sus datos, en cuyo caso únicamente se conservarán para el ejercicio o la defensa de reclamaciones. En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con una situación particular, las personas interesadas podrán oponerse al tratamiento de sus datos. En este caso, GRUPO UNIÓN VANTAXE dejará de tratar sus datos, salvo por motivos legítimos imperiosos, o para el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.

• Si desea ejercitar sus derechos, por favor, diríjase al canal establecido para el ejercicio de derechos indicado en la presente Política de Privacidad [email protected] a fin de que pueda dar respuesta a su solicitud de forma gestionada, todo ello sin perjudico de las excepciones y limitaciones con respecto al ejercicio de estos Derechos que establecen determinadas normativas y/o si dichos derechos se puedan ver limitados o restringidos en los supuestos de existencia de un interés legítimo para la entidad y siempre y cuando sea necesario para salvaguardar la integridad de la investigación y los hechos denunciados.

¿Cómo se guardan sus datos personales de forma segura?

• De acuerdo con lo dispuesto en la normativa de protección de datos vigente, GRUPO UNIÓN VANTAXE es responsable del tratamiento de los datos personales de todas las personas involucradas en las comunicaciones. En este sentido, tanto GRUPO UNIÓN VANTAXE, como los encargados de tratamiento vinculados a la gestión del Canal Ético cumplen con las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos y evitar su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado.

• Por ello, GRUPO UNIÓN VANTAXE ha formalizado acuerdos con dichos encargados de tratamiento para garantizar el tratamiento de datos personales correctamente y de acuerdo con la normativa vigente de protección de datos.

• Dada la naturaleza de los datos tratados y las circunstancias del tratamiento, con el objeto de evitar, en la medida de lo posible y siempre según el estado de la técnica, su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, Canal Ético está albergado en servidores seguros de DIGITAL PRODUCTS DEVELOPMENT SL (Ithikios), y de esta forma asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información contenida en dicho Canal. Dicho encargado de tratamiento, adopta las medidas necesarias para mantener el nivel de seguridad requerido por la normativa vigente en protección de datos personales, en concreto en el artículo 24 de la LOPDGDD, de canales de denuncia y está certificado conforme a la norma ISO 27001 de Gestión de Seguridad de la Información. Los servidores de ithikios están en CPD’s en territorio europeo, estando los datos encriptados para evitar al máximo los riesgos de intrusión

• Sólo las personas autorizadas del Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO UNIÓN VANTAXE, así como, en su caso, la Dirección de Recursos Humanos (si se aplican medidas disciplinarias), la Dirección de Asesoría Jurídica de la entidad (si procediera adoptar medidas legales en relación con los hechos relatados), el/la delegado/a de protección de datos y personal autorizado de terceros directamente contratados por el Responsable de Tratamiento para la prestación de servicios vinculados con las finalidades de tratamiento (que tienen la obligación legal y contractual de guardar toda la información de forma segura) tienen acceso a sus datos personales.

• Las personas autorizadas del Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO UNIÓN VANTAXE y terceros que tengan acceso al Canal Ético firman los compromisos de confidencialidad en los términos establecidos en la legislación vigente.

Cambios en Política de Privacidad

• Se reserva el derecho de modificar la presente política de privacidad y protección de datos con el objeto de adaptarla a las novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a decisiones corporativas estratégicas.

• En este sentido, el Responsable de Tratamiento se reserva el derecho a efectuar, en cualquier momento, cuantas modificaciones, variaciones, supresiones o cancelaciones en los contenidos y en la forma de presentación de estos que considere oportunas, por cuanto le recomendamos que consulte nuestra política de privacidad siempre que lo considere pertinente. Si no está de acuerdo con cualquiera de los cambios, puede ejercer sus derechos conforme al procedimiento descrito a través del canal establecido para el ejercicio de derechos indicado en la presente Política de Privacidad.

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CANAL ÉTICO

Gestión de las Informaciones recibidas a través de Canal Ético

Ámbito de Aplicación del Canal Ético

• A través de Canal Ético se podrá comunicar la presunta comisión de una conducta comprendida en su ámbito de aplicación: denuncias o irregularidades relativas a acciones u omisiones que puedan constituir infracciones conforme a lo establecido en la Directiva (UE) 2019/1937 de protección del informante y Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

• El Canal Ético sirve para comunicar incumplimientos normativos y corregir los detectados. No es un buzón de solicitudes, quejas, sugerencias, etc, al margen del cumplimiento normativo.

• Las denuncias deberán estar sustentadas en un principio de prueba (documental, testifical, informática…) que permita acreditar los hechos denunciados, al menos, con carácter indiciario

Prohibición de Represalias y Denuncias Falsas

• Las personas informantes que de buena fe comuniquen la presunta comisión de una conducta comprendida en el ámbito de aplicación del Canal Ético estarán protegidas contra cualquier tipo de represalia, por el motivo de las denuncias realizadas, conforme a lo establecido en la Ley 2/2023.

• La prohibición de represalias prevista en el párrafo anterior no impedirá la adopción de las medidas disciplinarias que procedan cuando la investigación interna determine que la comunicación es falsa y que la persona que la ha realizado de mala fe y siendo consciente de su falsedad.

Confidencialidad, Protección de Datos y derechos de las personas afectadas

• El Canal Ético está diseñado, establecido y gestionado de una forma segura, permitiéndose comunicaciones de forma anónima de modo que garantiza la confidencialidad de la identidad de la persona informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de esta, impidiendo el acceso de personal no autorizado.

• El Canal Ético garantiza la máxima confidencialidad acerca de la identidad de la persona informante. Como medida para garantizar dicha confidencialidad se hace constar expresamente que el ejercicio del derecho de acceso por parte de la persona afectada no supone, en ningún caso, el acceso a los datos relativos a la identidad de la persona informante.

• Todas las personas que tengan conocimiento de las denuncias que se realicen a través del Canal Ético están obligadas a guardar secreto profesional sobre la identidad de la persona informante, así como de testigos y personas investigadas y afectadas.

• Con carácter previo al envío de la comunicación, la persona informante deberá confirmar (mediante su aceptación) que ha leído y aceptado la Política de Privacidad y el Procedimiento de Gestión del Canal Ético.

• Durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia y al honor, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en la Ley 2/2023, así como a la preservación de su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento. La persona afectada tiene derecho a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída. Dicha comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación. En este sentido, si - a juicio del Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO UNIÓN VANTAXE - existe riesgo de que la notificación a la persona afectada comprometa la investigación, dicha comunicación podrá aplazarse hasta que el citado riesgo desaparezca.

• Los datos de quien formule la comunicación y de terceras personas relacionadas con dicha comunicación, se conservarán en el Canal Ético del Sistema Interno de Información únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.

• En todo caso, transcurridos tres (3) meses desde la introducción de los datos, se procederá a su supresión del del Sistema Interno de Información, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.

• Transcurrido el plazo mencionado en el párrafo anterior, los datos podrán seguir siendo tratados, por el órgano al que corresponda, conforme al apartado 2 del artículo 24 de la LOPDGDD, para la investigación de los hechos denunciados, no conservándose en el propio sistema de información del Canal Ético. En este sentido, antes de la finalización de dicho plazo, podrá procederse a su archivo exportado en base a lo que establecen las normativas objeto de la comunicación, y/o por estar una investigación / análisis en curso, y/o para acreditar la diligencia de las partes en la gestión y actuación de la comunicación.

Procedimiento de tramitación de las denuncias

Recepción de las denuncias

• Las denuncias que se comuniquen a través del Canal Ético serán recibidas por el Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO UNIÓN VANTAXE, que será el órgano responsable de efectuar un análisis preliminar de los hechos denunciados y decidir sobre la conveniencia de iniciar o no una investigación. El Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO UNIÓN VANTAXE está formado por varias personas a fin de garantizar que no exista conflicto de intereses con respecto a la comunicación recibida. En este sentido, se solicitará a la persona informante que identifique, en su caso, aquellas funciones usuarias del Canal Ético de GRUPO UNIÓN VANTAXE sobre las que pudieran tener alguna sospecha de implicación a fin de discriminar conflicto de intereses en relación con el asunto a comunicar y evitar así que éstas intervengan en la gestión de la comunicación.

• En la formulación de la comunicación, la persona informante será consultada sobre la relación que mantiene con GRUPO UNIÓN VANTAXE, así como sobre su identidad y medios de contacto, si bien podrá formularse de forma anónima, en cuyo caso, se facilitará un código de denuncia** con el que, junto con la clave de acceso, le permitirán acceder a un canal anónimo de comunicación donde recibir solicitudes de información y enviar informaciones relativas a su denuncia, así como ser informada del estado de tramitación de su denuncia en los plazos establecidos conforme a la normativa en vigor. En los casos en los que facilite datos de contacto, dichas informaciones serán remitidas a los medios facilitados.

• Así mismo, se solicita la identificación de la persona sobre la que se formula la comunicación/denuncia y, en su caso, la existencia de testigos, así como de pruebas documentales o gráficas que desee incorporar o adjuntar a la comunicación.

• En los casos en los que se formule una denuncia a través del módulo de voz del canal de ético, conforme a lo establecido en la Ley 2/23, se le remitirá una transcripción de su comunicación a validar antes de proceder a su admisión (o no) a trámite.

• Se prevé la posibilidad de mantener la comunicación con la persona informante y, si se considera necesario, de solicitar a esta información adicional. Así, a los efectos de dilucidar la admisión a trámite de la comunicación, si lo estimara conveniente, el Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO UNIÓN VANTAXE podrá requerir a la persona que haya efectuado la comunicación que la aclare o complemente, aportando aquella documentación y/o datos que pudieren ser necesarios para acreditar la existencia de una conducta irregular.

• Si la denuncia no cumple con los requisitos de forma exigidos o los hechos denunciados no suponen una infracción de las previstas en el ámbito de aplicación del Canal Ético, se denegará su admisión a trámite y los datos contenidos en ella se eliminarán de manera inmediata.

• En cambio, cuando la denuncia formulada cumpla con los requisitos de forma exigidos y, además, los hechos denunciados se encuentren comprendidos en el ámbito objetivo del Canal Ético, el Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO UNIÓN VANTAXE acordará su admisión a trámite.

• Así, en el plazo máximo de siete (7) días desde la recepción de la información, el Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO UNIÓN VANTAXE realizará un examen preliminar sobre la comunicación recibida y la existencia de motivaciones para su admisión (o no) a trámite, así como la posible concurrencia de conflictos de interés, procediendo al envío de acuse de recibo de la comunicación a la persona informante en el que se le informará, en su caso, de:

a) La no pertinencia y derivación, en su caso, a los medios de contacto establecidos por la organización para la gestión de dicho asunto.

b) La pertinencia de la comunicación informándole de los plazos previstos para su resolución y solicitándole, en su caso, más información para dar trámite a la denuncia.

• (**) En los casos en los que formule una denuncia anónima, por motivos de seguridad, solo la persona denunciante conoce su código de acceso y su clave. Si pierde cualquiera de ellos, no podrá hacer un seguimiento de la denuncia. Eso no quiere decir que ésta no siga su curso, simplemente no podrá ver como avanza, ni aportar más información si la organización lo requiere. En este sentido, recomendamos que guarde su código de acceso y clave en un sitio seguro.

Investigación de los hechos denunciados

• Admitida a trámite la denuncia, se iniciarán las oportunas investigaciones para comprobar la veracidad de los hechos denunciados/comunicados.

Propuesta de resolución

• Una vez concluida la investigación, y en función de los resultados obtenidos, se formulará una propuesta motivada sobre si procede el archivo de la denuncia o, en su defecto, sobre las medidas a adoptar de acuerdo con la normativa vigente.

Decisión de las medidas a adoptar

• El informe de propuesta de resolución puede proponer:

a) El archivo del expediente, cuando los hechos denunciados o su autoría no hayan quedado suficientemente acreditados o éstos no constituyan una conducta denunciable según el ámbito objetivo de aplicación del Canal Ético

b) La adopción de las medidas que se consideren necesarias para restaurar la legalidad y subsanar o corregir, en la medida de lo posible, los efectos lesivos que hayan podido producir los hechos denunciados, incluyendo, a título meramente enunciativo y no exhaustivo, las siguientes:

• b.1) Modificaciones en los procedimientos, métodos de control y políticas de la organización.

• b.2) Correcciones y ajustes en documentos de reporte y de información.

• b.3) Informes a las autoridades competentes.

• b.4) Rescisión de relaciones contractuales.

• b.5) Apertura de expediente disciplinario para la imposición de las sanciones que procedan.

• b.6) Cualesquiera otras que se considerasen necesarios.

• En caso de que los hechos denunciados resulten acreditados se adoptarán las medidas que correspondan de acuerdo con la normativa laboral vigente y los convenios colectivos de aplicación, todo ello sin perjuicio de las sanciones administrativas o penales que pudieran corresponder.

• Para garantizar la objetividad e independencia de la decisión, la competencia y facultad decisoria recaerá sobre la Dirección General y/o el Órgano de Administración de la sociedad afectada por los hechos denunciados.

• El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no podrá ser superior a tres (3) meses (salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres (3) meses adicionales a contar desde la recepción de la comunicación.

• El Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO UNIÓN VANTAXE envía la respuesta a la persona informante sobre el estado de situación del expediente, dando por finalizado el proceso de denuncia.

Ejecución de la sanción

• De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 24 de la LOPDGDD solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra una persona trabajadora en los términos previstos en la normativa laboral vigente y los convenios colectivos de aplicación, dicho acceso se permitirá al personal con funciones de gestión y control de recursos humanos de la sociedad en la que esté contratada la persona denunciada afectada.

• Remisión de la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.